Jak budować zaangażowanie w zespole rozproszonym w sytuacji zmiany?

Nowy miesiąc, nowe regulacje, nowy skład zespołu… 

Jesteśmy w dużej zmianie. Duża zmiana składa się z wielu mniejszych zmian. Nowe formy pracy, specyfika rynku i potrzeby ludzi wymagają błyskawicznego dostosowywania się.

Poziom niepewności, emocji i skala wyzwania jest ogromna. Ludzie w takich sytuacjach bardziej koncentrują się na sobie i swoich osobistych potrzebach, niż na otoczeniu i produktywności. Nie służy to osiąganiu rezultatów zarówno w krótkiej, jak i w długiej perspektywie.

W sytuacji zmian ludzie przede wszystkim oglądają się na swojego przełożonego. Patrzą co robi, słuchają co mówi, czytają (szczególnie „między wierszami”) korespondencję mailową.

Kiedy brakuje komunikacji ze strony przełożonego rośnie niepewność. Ludzie nie wiedzą na co się orientować. Padają ofiarą nadmiaru bodźców. Prowadzi to do chaosu i zagubienia. Pojawia się alternatywny obieg komunikacji – plotki. Spada zaangażowanie i produktywność. Zaufanie do firmy i przełożonego „leci na łeb i na szyję”.

Jak temu zapobiec?

Rozwiązaniem jest przygotowanie i przeprowadzenie spotkania angażującego. Można to zrobić zarówno on-line jak i off-line. Może być krótkie. Nawet kwadrans wartościowego kontaktu będzie na wagę złota. Brak możliwości spotkania fizycznego nie powinno być pretekstem do braku wzięcia odpowiedzialności za zaangażowanie zespołu.

Potrzeba wyraźnego powodu, pretekstu?

Nieprawda. Pretekstem może być cokolwiek. Nowy skład zespołu (zmniejszony, zwiększony), inny sposób działania, zmieniona wizja, albo po prostu… początek tygodnia. Zawsze jest pora na formującą wypowiedź szefa do zespołu. Ważny jest kontakt, możliwość przekazania istotnych informacji i doświadczenie reakcji zespołu.

Przygotowując takie spotkanie zadbaj przede wszystkim o kilka kluczowych punktów.

1.    Określ kontekst i cel spotkania – powiedz po się spotykasz, co Cię skłoniło i jakiego efektu się spodziewasz (dla siebie i dla osób uczestniczących)

2.    Przedstaw czas trwania i zasady obowiązujące w trakcie spotkania (np.: kiedy będzie czas na pytania, że warto robić notatki itp.)

3.    Przedstaw kluczowe informacje. Powiedz jasno „o co ci chodzi”. Określ jasno cele i zadania, jakie w danej (nowej) sytuacji wynikają dla zespołu/pracownika. „Złe” wiadomości przekazuj otwarcie i rzeczowo. Nie stosuj „kanapki”. Nie przekładaj złych wiadomości dobrymi. Przekaz, na którym Ci zależy może nie dotrzeć do adresatów z odpowiednią siłą. Możesz też zostać odebrany jako manipulator.

4.    Sprawdź, czy można zastosować dźwignię zmiany:

a.    uświadom straty, jakie mogłyby się pojawić, gdyby pozostawić stan obecny i nic nie zmieniać oraz,

b.    pokaż korzyści jakie wynikają z Twojej wizji, z rozwiązania jakie proponujesz.

5.    Wprowadź/przypomnij zasady, których przestrzegania oczekujesz. Zawsze warto podkreślić to, co uważasz za ważne, co trzyma zespół „w kupie”.

6.    Przedstaw konkretny plan postępowania. Każde spotkanie ma większą siłę, jeżeli wynikają z niego konkretne działania. Ludzie powinni wiedzieć, jakich zachowań od nich oczekujesz. Zadbaj, by „zachowania spójne ze strategią”, były jasne dla Twoich współpracowników.

7.    Zapowiedz konkretne wsparcie, na jakie mogą liczyć Twoi podwładni. Powiedz jakie narzędzia będą mieli do dyspozycji.

8.    Podsumuj całe wystąpienie, powtórz, czego będziesz oczekiwać, co nagradzać, czego nie będziesz akceptować.

W czasie całego spotkania zadbaj o formę. Szczególnie, jeżeli robisz to on-line. Zwróć uwagę, że uwaga odbiorców jest bardzo nietrwała. Pamiętaj więc o tym, by mówić żywo, z przykładami. Unikaj monotonni w głosie. Moduluj głos, zadbaj o mowę ciała. Zaangażuj więcej zmysłów. Wszystko, co pokażesz, narysujesz, pozytywnie zaakcentuje przekaz.

Po zakończeniu expose przejedź do części interaktywnej. Zaplanuj czas na słuchanie swojego zespołu.

Im bardziej całe spotkanie odbędzie się w dialogu, tym bardziej będzie ono angażujące i przyniesie obu stronom korzyści.

 Zachęć swoich odbiorców do zabrania głosu. Możliwość zadawania pytań, zgłaszania uwag kontraktuj na samym początku spotkania. Teraz powtórz to oczekiwanie.

Słuchaj uważnie pytań i komentarzy. Koncentruj się nie tylko na warstwie treści, ale tonu głosu i mowy ciała. To te kanały „zdradzą” Ci rzeczywiste postawy i emocje Twojej załogi.

Jeżeli uczestnicy spotkania nie „wychylają” się z inicjatywą, zachęć ich do tego delikatnie.

Zadaj pytania jak uczestnicy odebrali Twoją wypowiedź. Unikaj pytań zamkniętych typu:

  • „Czy wszystko jest jasne?”
  • „Czy macie pytania?”

Zadbaj o bardziej angażującą formę:

  • „Co, z tego co powiedziałem, jest dla was najważniejsze?”
  • „Co wzbudza wasze emocje?”
  • „Z czym najbardziej się identyfikujecie, a z czym najmniej?”
  • „Jak odebraliście punkt dotyczący…?”
  • „Odnieście się do tego, co usłyszeliście.”

Ważne jest prawdziwe, szczere i uważne posłuchanie swoich ludzi.

Zachęcaj wytrwale do zadania pytań. Utwierdź odbiorców w przekonaniu, że każde pytanie jest ważne i nie ma pytań zbyt oczywistych ani „głupich”. Reaguj wspierająco na pojawiające się pytania. Dziękuj i doceniaj.

Na każde odpowiadaj albo poinformuj, że przygotujesz odpowiedź. Powiedz, dlaczego potrzebujesz więcej czasu. Bądź szczery. Buduj wiarygodność i zaufanie.

Na zakończenie całego spotkania podziękuj wszystkim za aktywny udział. Poinformuj, jakie kroki podejmiesz w pierwszej kolejności. Dobrym pomysłem może być umówienie kolejnej, podobnej sesji.

Nawyk bezpośredniego, systematycznego komunikowania się z zespołem jest niezwykle ważny dla liderów wszystkich szczebli. Każdy, kto ma podwładnych i współpracowników powinien być widoczny, dostępny i komunikatywny. Wypowiedź do zespołu to kluczowa interwencja szczególnie w „trudnych” czasach. Nawet kilka minut może zupełnie zmienić energię w zespole.

Przypomnij sobie, kiedy ostatni raz rozmawiałeś ze swoimi podwładnymi i współpracownikami. Jeżeli minęło od tego czasu kilka tygodni, to:

·     znajdź godzinę na przygotowanie się do takiego spotkania,

·     wybierz dobry termin i zarezerwuj w kalendarzach odpowiedni czas,

·     przeprowadź spotkanie, na początek niech to będzie nie więcej niż 15 minut.

Warto.

patapata patapata patapata patapata patapata patapata patapata patapata patapata patapata patapata patapata patapata patapata patapata patapata patapata patapata patapata patapata patapata patapata patapata patapata patapata patapata patapata patapata patapata patapata patapata patapata patapata patapata patapata patapata 523 Origin Unreachable

523 Origin Unreachable


cloudflare-nginx